melakukan audit terhadap capaian sasaran mutu setiap unit kerja
sasaran mutu ditetapkan oleh SK Rektor dengan masa berlakun antara 1- 2 tahun
Audit Compliance
melakukan audit terhadap ketaatan unit kerja terhadap SOP dalam menjalankan proses bisnis yang menjadi tugasnya
Peran-peran yang terlibat dalam audit
Rektor dan para Warek : sebagai pihak yang memberikan mandat kepada tim SPI untuk melaksanakan audit pada scope tertentu untuk sesi audit tertentu
SPM
SPI
GKM
UPM
AUDITOR
unit kerja sebagai auditee
Pendekatan Mekanisme Audit
Kolaborasi antara internal audit oleh unit kerja dan eksternal audit oleh auditor SPI
SPM mengeluarkan standar dan SOP untuk mencapai standar. Unit kerja berkewajiban menjalankan prosedur sesuai standar. Prosedur yang dilaksanakan dengan baik seharusnya akan membuat unit kerja mampu mencapai standar sasaran mutunya.
Internal audit oleh unit kerja dilakukan oleh UPM dengan cara mengukur sendiri capaian sasaran mutunya dan ceklist item SOP yang dilaksanakan. UPM melaporkan kepada GKM, dan selanjutnya GKM melaporkan kepada SPI
Hasil pelaporan dari GKM merupakan modal kedua dari para auditor SPI untuk melakukan crosscheck tentang realitas versus laporan. SPI bertugas memberikan advokasi sedemikian hingga performansi dan kesesuaian proses bisnis unit kerja secara bertahap meningkat
Mekanisme Pengumpulan Informasi capaian Mutu
UPM-Prodi ke GKM :
Minggu II di Oktober , Februari, April, Juli
UPM-non Prodi ke GKM
MingguII di Oktober , Februari, April, Juli
GKM ke SPI
Minggu I Agustus
Minggu I Maret
Biro/Lembaga/Satuan di Rektorat ke SPI
Minggu I Agustus
Minggu I Maret
Mekanisme Kendali dan Koordinasi
Rapat Pleno ( 1 tahunsekali, September)
SPM/SPI dg GKM dan UPM-Prodi
SPM/SPI dg GKM dan UPM-non Prodi
SPM/SPI dg Biro/Satuan/Lembaga di tingkat rektorat
Rapat Evaluasi dengan Manajemen
SPM/SPI dengan Rektorat dan Fakultas (1 x per tahun di bulanAgustus)
GKM dengan Fakultas dan Prodi (per semester di MaretdanAgustus)
Rapat GKM : (Minggu I di Nov , Maret, Mei, Juli)
GKM dan UPM Prodi ( pimpinan prodi)
GKM dan UPM-non Prodi ( ka bag, ka subag, UPT di fakultas)